6. UNA BREVE INTRODUZIONE AL FOGLIO ELETTRONICO
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Il “foglio elettronico”
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Un “foglio elettronico” (o “foglio di calcolo”; in Inglese, “spreadsheet”) è un programma per computer che permette di inserire
· numeri, · o formule, · o scritte (si dice, in Informatica, “stringhe”),
in una griglia di “celle” (tipo “battaglia navale”), per realizzare elenchi, tabelle, calcoli e statistiche di vario tipo, e per tracciare diagrammi e grafici.
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E’ una “raccolta” di programmi, riuniti dalla società produttrice Microsoft in un’unica confezione.
Contiene, nella versione “Professional”: Word+Excel+Powerpoint+Publisher+Access+Outlook.
Sono comunque in vendita anche “pacchetti” meno costosi, costituiti da un sottoinsieme dei programmi citati.
Tieni poi sempre presente che le offerte “Education”, riservate a studenti e insegnanti, sono molto più economiche delle proposte commerciali “normali”.
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OPENOFFICE
Una famiglia di programmi simile a Microsoft Office, composta da programmi che sono di UTILIZZO GRATUITO, è la famiglia OpenOffice, nata da una iniziativa della software house Sun Microsystems.
Chiunque può legalmente e liberamente scaricare OpenOffice da Internet accedendo al sito (in lingua Inglese) http://www.openoffice.org/ oppure al sito (in Italiano) http://it.openoffice.org/
Il foglio elettronico di OpenOffice si chiama OpenOffice Calc; l’elaboratore di testi si chiama OpenOffice Writer.
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SOMMARIA GUIDA AL FOGLIO
ELETTRONICO
Facciamo riferimento per questi brevi cenni a Excel,
ma con OpenOffice Calc il discorso cambia solo in qualche dettaglio.
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Se lanciamo il programma, ci compare un quadro di celle disposte ♪ su righe (1, 2, 3, 4, …) ♫ e su colonne (A, B, C, D, …, Z, AA, AB, AC, AD, …, AZ, BA, BB, BC, BD, …).
Ad esempio, qui a fianco, ci siamo posizionati, cliccando col mouse o adoperando i tasti freccia, sulla cella B3, che il foglio elettronico automaticamente ha evidenziato. |
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Cosa possiamo scrivere, digitando sulla tastiera, in una cella? Possiamo scrivere:
a) un NUMERO, intero o con la
virgola (OCCORRE
ADOPERARE
E NON IL PUNTO, COME SEPARATORE DELLA PARTE INTERA DALLA PARTE DECIMALE,
perché un numero scritto col puntino verrebbe interpretato dal programma come se fosse finalizzato
a indicare un’ora della giornata, e ciò porterebbe a tutta una serie di esiti sballati)
b) oppure una SCRITTA (sequenza di caratteri; in Informatica si dice “STRINGA”) di qualsiasi natura
c) o infine una FORMULA, la quale potrà operare sui contenuti di altre celle.
UNA FORMULA, PER ESSERE RICONOSCIUTA COME TALE DAL FOGLIO ELETTRONICO,
DEVE SEMPRE INIZIARE COL SIMBOLO =
Facciamo qualche esempio.
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Prova a digitare sulla tastiera il numero 58 mentre sei posizionato nella cella A2. Confermando col tasto “Invio”, oppure spostandoti col mouse o coi tasti freccia su di un’altra cella, il numero 58 diventerà il contenuto di quella cella. |
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Prova a spostarti (mouse, o tasti freccia) sulla cella D1 e digita la scritta Ciao ragazzi
Essa diventerà il contenuto della cella D1 non appena avrai confermato col tasto Invio o ti sarai spostato (mouse, tasti freccia) in un’altra cella.
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Adesso vai sulla cella B2 e scrivi =A2+1 |
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… Bene, confermando con Invio o spostandoti in un’altra cella osserverai che il contenuto di B2 è diventato 59!!! |
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Fai qualche altro esperimento … ad esempio, inserisci in A3 il numero 7 |
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poi in B3 la formula =A3*A3 (l’asterisco indica moltiplicazione; invece la divisione si esprime con la barra /). |
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Bene, dopo la conferma il contenuto di B3 diventerà 49. |
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Adesso posizionati in B4 e digita =
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Naturalmente, dopo la conferma, il contenuto di B4 diverrà 10. |
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Tutto ciò è carinissimo, ed apre la strada a innumerevoli impieghi di straordinaria utilità,
soprattutto perché una cella può essere “incollata” su una o più altre celle,
e quando il “copia e incolla” viene effettuato a partire da una cella che originariamente conteneva una formula
(e ora contiene il numero ottenuto dall’applicazione di tale formula), ciò che viene incollato
non è il contenuto visibile della cella, ossia il numero, ma proprio la formula “sottostante” …
però la formula che verrà riportata nella cella di destinazione non sarà più esattamente quella originaria, bensì …
Calma, FACCIAMO UN ESEMPIO.
Supponi di essere un commerciante, un artigiano o un imprenditore e di avere una lista di prezzi “al netto di IVA”.
Cosa vuol dire? Vuol dire che quando farai pagare effettivamente quella merce o quel servizio al cliente,
il prezzo non sarà più quello lì, perché dovrai aggiungere una percentuale chiamata IVA
(Imposta sul Valore Aggiunto), a carico del cliente stesso.
Per la maggior parte dei beni di mercato, l’IVA era fissata, in Italia, fino all’anno 2010, al 20%.
Ad esempio, un prezzo senza
IVA di euro diventava, se “ivato”, euro
.
L’IVA è presente in tutti i paesi europei. In Italia è stata a lungo al 20% con l’eccezione dei generi alimentari
di prima necessità o dei prodotti di stampa, ivati al 4 %, e di determinati beni e servizi, ivati al 10%.
Nelle altre nazioni si hanno aliquote diverse.
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Dopo questa premessa, immagina di aver stilato con un foglio elettronico un elenco di prezzi (celle A2 … A11), e di voler caricare su di essi l’IVA (che in questo esempio supponiamo essere del 20 %).
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Nella cella B2 scriverai dunque
… dopodiché, premendo Invio o spostandoti, col primo prezzo sarai a posto. |
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Osserva fra l’altro che, confermata la formula nella cella, la formula stessa, ossia il “contenuto concettuale” della cella, viene evidenziato in un’apposita casella in alto …
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A questo punto, si potrebbe temere che facendo un “copia-incolla” della cella B2 sulle celle B3 … B11, la cosa sia destinata a non funzionare in quanto la
formula mentre noi siamo ora interessati a un calcolo del 120 % sui contenuti di A3, A4, …, fino ad A11.
E invece no! Il “miracolo” del foglio elettronico è che, quando una cella il cui contenuto “concettuale” è una formula viene incollata,
♪ prima di tutto questo copia-incolla viene applicato non al contenuto effettivo ma al retrostante contenuto concettuale, appunto. Insomma, nel nostro esempio, quando incollo la cella B2, io non incollo il numero 156, bensì la formula “sottostante”
♫ … e contestualmente, questa formula viene interpretata con “INDIRIZZAMENTO RELATIVO” e non con “indirizzamento assoluto”.
La formula viene interpretata dal foglio elettronico “in senso relativo”, “dal punto di vista di B2”: ora, dal punto di
vista di B2, |
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Di conseguenza, quando incolliamo B2 su B3, la formula che verrà immessa in B3 sarà proprio
ossia (siamo in B3)
che fa perfettamente al caso nostro!!! |
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… Ragion per cui, se noi incolliamo B2 su tutta la serie di celle B3 … B11
(e lo possiamo fare anche “in un colpo solo”, se, dopo aver copiato B2, prima di incollare noi trasciniamo il mouse in modo da selezionare tutte le celle incolonnate da B3 a B11),
il nostro obiettivo sarà raggiunto.
NOTA: volendo selezionare tutta una zona di celle, oltre che trascinare col mouse si può anche tener premuto il tasto MAIUSC e poi operare coi tasti freccia. |
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Un altro
esempio:
SCRITTA IN D4, significa, dal punto di vista di D4, “moltiplicare per sé stesso il numero contenuto nella cella che sta 2 posti a sinistra e 1 posto in alto”…
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… quindi, SE VENISSE INCOLLATA SU C5, DIVENTEREBBE
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A volte questo meccanismo dell’ “indirizzo relativo” può essere sfruttato per un “effetto domino”.
Supponiamo di voler generare la successione di Fibonacci, nella quale i primi due termini sono 0 e 1, e ciascuno degli altri termini è costruito come somma dei due precedenti:
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Potremo allora scrivere, ad esempio, 0 in A1, 1 in B1, la formula
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… ottenendo, tanto per cominciare,
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poi incollare C1 sulla fascia D1 E1 F1 ecc., col risultato desiderato.
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In certi casi tuttavia l’indirizzamento relativo implicito nelle formule potrebbe esserci d’ostacolo.
L’esempio che segue illustrerà bene questo aspetto, e mostrerà come sia facile fronteggiare la situazione.
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Mettiamoci nuovamente nei panni del commerciante o artigiano alle prese con l’IVA al 20%. Se il Governo dovesse putacaso abbassarla al 18%, a questo punto il file da lui impostato dovrebbe essere “riprogrammato”: ciascuna delle formule contenenti
Questo non sarebbe la fine del mondo, ma usualmente i file di foglio elettronico sono preparati da un esperto e utilizzati poi da utenti che non sono degli specialisti.
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Si potrebbe prevedere una casella in alto, ad esempio C1, che riporti l’aliquota, poniamo 20, in modo che anche un utente poco smaliziato possa ovviare al problema semplicemente scrivendo 18, o comunque la nuova aliquota, al posto di 20, in quella cella. Dopodiché anziché scrivere, in B2, la formula
si scriverebbe
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E la cosa funzionerebbe per quanto riguarda B2, producendo il corretto risultato 156 … |
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… però poi, all’atto del copia-incolla su B3, B4 ecc., l’indirizzamento relativo farebbe sì che la formula, incollata ad esempio in B3, divenga
che evidentemente è inservibile perché in C2 non c’è niente quindi anziché il desiderato 100+20 il numeratore della frazione assume il valore 100+0=100. |
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Fortunatamente i fogli elettronici (Excel, Calc di OpenOffice …) permettono di “inchiodare” quello che sarebbe un indirizzo relativo, facendolo diventare “assoluto”. Un indirizzo “assoluto” è cristallizzato, immobile, e rimane inalterato anche di fronte a un copia-incolla.
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E’ semplicissimo rendere assoluto un indirizzo: basta usare il “simbolo del dollaro” $.
Nel nostro caso, dunque, anziché scrivere in B2 la formula
scriveremo
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Copiando ora la cella B2 e incollandola in B3, B4, … A2 si muterà in A3, A4, … ma al contrario C1 rimarrà fisso, perché bloccato dal “lucchetto” del “dollaro”. |
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E se ora cambiamo il contenuto di C1, mettendo ad esempio 18 al posto di 20, non appena confermiamo il 18, ecco che il foglio elettronico ricalcola immediatamente e correttamente tutti i valori.
Si può rendere assoluta soltanto la colonna, o soltanto la riga: ad esempio,
l’indirizzo contenuto nella formula ha la colonna assoluta e la riga relativa; copiando la formula, e incollandola in un’altra cella, la colonna
resterà Invece
nella formula è assoluta la riga e relativa la colonna. |
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Per una conoscenza dettagliata del foglio elettronico rimandiamo ai relativi manuali specifici, o all’
“HELP” interno ( = Qui ci limitiamo ad alcune osservazioni di carattere generale.
q I NUMERI CON
Un numero con la virgola va scritto, appunto, utilizzando la virgola e non il punto come separatore. Se infatti un numero viene scritto con un puntino al suo interno o alla fine, viene interpretato dal programma come se indicasse un’ora della giornata.
Se in una cella abbiamo per errore scritto un numero col puntino anziché con la virgola, ce ne accorgeremo subito perché il foglio elettronico modificherà automaticamente l’aspetto del numero: ad esempio, un 5.8 viene immediatamente mutato in 5.08 (ore 5 e minuti 8).
C’è poi un altro inconveniente, perché se in quella cella andremo poi a inserire altri numeri, interi o con la virgola che siano, il foglio elettronico li modificherà, in quanto ormai si è “abituato” a interpretare tutti i numeri che vengono immessi in quella cella come indicanti un tempo. A questo inconveniente si può porre rimedio col menu Formato: Formato/Celle/Numero e poi si sceglie l’opzione che interessa.
· I numeri indicanti ore della giornata possono essere anche utilizzati in operazioni aritmetiche, e in questo caso il risultato dell’operazione è coerente con la loro interpretazione. Ad es., 23.00+2.00=1.00
· Il menu Formato permette, fra le tantissime cose, di scegliere il numero di cifre decimali alle quali vogliamo che il numero in una determinata cella sia arrotondato
q COME RESTRINGERE O ALLARGARE UNA COLONNA O UNA RIGA
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Si può trascinare col mouse il margine esterno, nelle posizioni di confine (vedi figura); oppure, il che è comodo specialmente se la modifica riguarda tutto un gruppo di celle, si può selezionare quel gruppo trascinando col mouse e poi andare al menu Formato per scegliere, ad esempio, Formato/Colonna/Larghezza |
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q SOMMA, MEDIA, ALTRE FUNZIONI “PREDEFINITE” |
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Per sommare i contenuti di più celle, e porre la somma in E1, si può scrivere, per esempio (in E1)
Notare i “due punti :” i quali indicano che si vuole tutta la striscia di celle fra A1 e D1.
Scrivendo invece col “punto e virgola ;”
verrebbero sommati i contenuti soltanto delle celle elencate (le due celle A1 e D1).
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E se si scrivesse invece, ad esempio, tutti i numeri del rettangolo di celle la cui diagonale ha per estremi B5, E10.
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Il foglio elettronico è ricchissimo di funzioni predefinite. Solo qualche esempio:
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In Excel, per cercare le funzioni disponibili, basta cliccare sull’icona che porta il simbolo di “sommatoria” ...
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… mentre in Calc di OpenOffice l’icona analoga è quella evidenziata in figura. |
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q SCORCIATOIE
Ci sono anche delle “scorciatoie”. Ad esempio, volendo sommare i contenuti delle celle da A1 ad A3 e porre il risultato in A4,
oltre che scrivere, in A4, la formula
o la
si può, trascinando col mouse, selezionare la fascia di celle da A1 ad A4; poi cliccare su Somma …
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… ed è fatta!
Allo stesso modo per le altre funzioni … tanto per citarne una, la media.
q IL QUADRATINO IN BASSO A DESTRA DI UNA CELLA SELEZIONATA
Seleziona ora una cella qualsiasi e vedrai che il foglio elettronico la evidenzia con un bordo marcato che porta |
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in basso a destra un quadratino |
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Bene, trascinando quel quadratino si può realizzare comodamente il copia-incolla di quella cella su altre.
Nella prima delle due figure qui a fianco, il contenuto della cella B1 era 14 ed è stato ricopiato tale e quale in C1, D1, E1.
Nella l’ “effetto domino” ha generato il risultato che puoi vedere. |
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Le “progressioni aritmetiche”.
Ora scrivi, ad esempio, 5 in A1 e 8 in A2. Seleziona poi la coppia di celle A1, A2 e a questo punto … |
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… trascina verso il basso il quadratino. Il foglio elettronico calcolerà la differenza
e proseguirà automaticamente la sequenza: 5, 8, 11, 14, 17, 20, 23, ecc.! |
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q ORDINARE DATI
E’ possibile, ed immediato. Se i dati sono disposti su celle incolonnate una sotto l’altra, basterà cliccare su
per ordinare le righe secondo l’ordine (alfabetico, o numerico) crescente, o decrescente.
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q LE FUNZIONI LOGICHE
La funzione SE
Un insegnante, dopo l’ultima prova scritta dell’anno scolastico, essendo soddisfatto per l’interesse e l’educazione che la classe ha sempre dimostrato, decide di alzare al 4 tutti gli studenti con voto inferiore al 4, e di regalare mezzo punto a tutti gli altri. Vediamo come potrebbe programmare il foglio elettronico nel quale ha archiviato i voti.
La formula
(che abbiamo scritto in A2 e incollato poi su B2, C2, … R2) dà al foglio elettronico il comando seguente:
“se il contenuto di A1 è <4, allora in questa cella scrivi 4; altrimenti, scrivi in questa cella il contenuto di A1 aumentato di 0,5”
La sintassi di una SE è dunque:
C’è
anche la possibilità di omettere Puoi provarci, e vedere come si comporta in questo caso il foglio elettronico. Ricorri
comunque, per ogni dubbio, alla Guida in Linea che si attiva cliccando su
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E’ possibile anche annidare più SE uno dentro l’altro.
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Le funzioni E, O, NON
q VERO se tutte le condizioni sono vere; FALSO se una o più di esse è falsa
q VERO se almeno una delle condizioni è vera; FALSO se sono tutte false
q
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In questo esempio, abbiamo scritto in C1 la formula
che abbiamo poi copiato e incollato su C2, C3, C4 |
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Ecco qui sotto un foglio elettronico che provvede a selezionare i ragazzi vincitori di una borsa di studio.
L’Istituto ha deciso di premiare gli studenti che al termine della classe Seconda hanno avuto una pagella con media dei voti maggiore o uguale a 9.
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Osserviamo per inciso che
♪ le due stringhe SI’ e NO desiderate vanno scritte, nella formula, tra virgolette
♫ le stringhe e i valori appaiono centrati rispetto alla colonna, perché si erano preventivamente selezionate le celle per poi cliccare su
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